Zarządzanie sprawami i dokumentami

Exentis Case Manager

Exentis Case Manager to rozwiązanie dedykowane dla firm i organizacji, które szukają możliwości usystematyzowania procesów w obszarze obsługi zamówień, zarządzania sprawami i projektami oraz obiegu dokumentów ze szczególnym uwzględnieniem archiwizowania oraz tworzenia dokumentów i spraw zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnątrz firmy.

Obsługa zamówień

Automatyzuj zamówienia złożone przez klientów

Skracaj czas ich obsługi

System wspiera proces zamówień dokonywanych przez klientów posiadających zawarte umowy dystrybucyjne oraz wewnętrzne procesy zamówień.

Główne obszary funkcjonalne rozwiązania obejmują:

Ewidencję klientów oraz zawartych umów dystrybucyjnych

Ewidencję towarów i usług

Kategoryzację towarów

Tworzenie spraw związanych z zamówieniami z możliwością dodawania do spraw dodatkowych dokumentów (faktury, korekty)

Możliwość dodawania dodatkowych spraw w kontekście klientów, np. reklamacje do zamówień

Integracja z Insert GT

korzyści biznesowe

Skrócenie czasu wprowadzania zamówień – klient wprowadza zamówienie

Brak reklamacji co do kształtu zamówienia – klient wprowadza zamówienie

Bieżąca informacja o statusie zamówienia

Skrócenie obiegu faktury oraz korekt faktur – dokumenty załączane są do zamówienia

Automatyzacja procesu obsługi zamówień i skrócenie czasu ich realizacji

Zarządzanie projektami

dobrze zarządzaj projektami

i popraw działanie swojej firmy

Zarządzanie projektami to wsparcie procesu wymiany dokumentów projektowych pomiędzy firmą produkcyjną a jej przedstawicielami w terenie. Dokumenty projektowe przygotowywane są na potrzeby projektów realizowanych u klientów końcowych.

Główne obszary funkcjonalne rozwiązania obejmują:

Ewidencję klientów

Ewidencja zleceń projektowych

Ewidencja zadań w zleceniach

Ewidencję towarów i usług planowanych do użycia w projekcie wraz z ich kategoryzacją

Automatyczne wydruki zleceń projektowych dla klientów

Automatyczne udostępnianie projektów dla przedstawicieli w terenie

korzyści biznesowe

Brak papierowego obiegu informacji między przedstawicielami a producentem, a tym samym skrócenie procesu projektowania

Ewidencja projektów

Ewidencja materiałów niezbędnych do realizacji projektów i określanie na tej podstawie planów dla produkcji

Analiza różnic deklarowanych i rzeczywistych wartości w projekcie

Analiza wydajności i jakości wykonywanych prac

Zgłoszenia serwisowe

Podnieść jakość obsługi klientów

Zyskaj wizerunek solidnego partnera

Ewidencja spraw to również ewidencja zgłoszeń serwisowych klientów. W tym obszarze nasze rozwiązania pozwalają na zaewidencjonowanie zgłaszanych spraw serwisowych różnymi kanałami wraz z ewidencją kolejnych zadań realizowanych w ramach pojedynczych zgłoszeń.

Główne obszary funkcjonalne rozwiązania obejmują:

Ewidencjonowanie klientów dokonujących zgłoszenia

Ewidencjonowanie zgłoszeń

Obsługa zgłoszeń zgodnie z rodzajem zgłoszenia

Powiadomienia o zmianie statusu zgłoszenia

korzyści biznesowe

Pewność rejestracji każdego zgłoszenia i zmiany jego statusu

Uporządkowany sposób obsługi zgłoszeń

Możliwość dokonywania analiz

Bieżąca kontrola nad stanem zleceń

Archiwizacja procesów reklamacyjnych

Wnioski urlopowe, delegacje, obiegówki

Sprawy pracownicze stanowią istotny element funkcjonowania firmy. Z jednej strony obsługa delegacji, wniosków urlopowych czy obiegówek wydaje się dość prostym zagadnieniem, jednak w dłuższej perspektywie ilość spraw jak i generowanych dokumentów może zacząć sprawiać kłopot.

Główne obszary funkcjonalne rozwiązania obejmują:

Ewidencję pracowników firmy

Uwzględnienie struktury organizacyjnej w zakresie zatwierdzania dokumentów

Możliwość przekazywania dokumentów bezpośrednio do systemu HR

Bieżąca informacja dla pracowników o złożonych wnioskach

korzyści biznesowe

Zmniejszenie czasu poświęcanego na obsługę delegacji, wniosków urlopowych czy obiegówek

Natychmiastowe przekazywanie dokumentów pomiędzy uczestnikami procesu

Ciągły dostęp i monitorowanie dostępności pracowników oraz wykorzystanych i planowanych nieobecności (wynikających z urlopów oraz z delegacji)


Efektywniejsze zarządzanie firmą, jej sprawami i pracownikami

Zarządzanie informacją, dokumentami oraz pracownikami to kluczowe elementy zapewniające prawidłowe funkcjonowanie każdej firmy. Szczególnie istotne staje się to dzisiaj, kiedy rośnie mobilność pracowników, standardowym interfejsem użytkownika jest ekran telefonu czy tablet, a podstawową formą komunikacji w firmie są wiadomości e-mail.

Druga strona zarządzania firmą to oczywiście dążenie do zwiększania efektywności firmy – zarówno w obszarze operacyjnym jak i w obszarze przychodów i kosztów. Co z tego, że staramy się podnieść efektywność, kiedy nie wiemy dokładnie jak wgląda stan obecny, a tym samym nie wiemy o ile taka efektywność może wzrosnąć.
Aby wyjść na przeciw oczekiwaniom osób zarządzających firmami i pracownikami zbudowaliśmy rozwiązanie – system EXCM – pozwalające na ewidencjonowanie informacji i dokumentów w firmie w kontekście rodzajów spraw. Jednocześnie postanowiliśmy odejść od typowych w tego typu rozwiązaniach narzędzi klasy workflow i uelastycznić procesy przekazywania pracy oraz oprzeć całe rozwiązanie o podpowiedzi co do sposobu załatwiania sprawy oraz o zespoły w jakich są one realizowane. Rozszerzając to o mobilny i intuicyjny interfejs otrzymaliśmy narzędzie, które w naszej ocenie jest w stanie z jednej strony nie generować dodatkowego i niepotrzebnego obciążenia pracowników, natomiast z drugiej strony zapewnić właściwą rejestrację spraw oraz informacji, w szczególności na potrzeby zwiększania efektywności działania firmy.

planujesz projekt informatyczny

sprawdź, co możemy wspólnie zrealizować

biuro@exentis.pl

zostaw nam wiadomość

Exentis Sp. z o.o.

ul. Olszewskiego 6, 25-663 Kielce

Kielecki Park Technologiczny, biurowiec SKYE INC, lok. 1.06

+ 48 792 152 242

porozmawiaj z nami

zobacz jak dojechać do nas